Cómo los abogados pueden evitar la trampa tecnológica convirtiéndose en expertos en problemas.


Los abogados corporativos corren el riesgo de caer en una trampa de tiempo tecnológica en el mundo posterior al COVID-19.

Los equipos legales quieren actualizar su tecnología para poder satisfacer las crecientes demandas de los clientes y adaptarse al nuevo entorno operativo.

Pero el panorama de la tecnología legal (legal tehc) es complejo y cambia constantemente. Es difícil saber quién hace qué. Los proveedores presumen de CMS, DMS, cumplimiento de ISO y mucho más.


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¿Cómo pueden los equipos legales inhouse abrirse paso entre el ruido para identificar la tecnología legal que ofrece un significativo rendimiento de inversión?


A lo largo de la pandemia, he tenido el privilegio de hablar con algunos de los mejores equipos jurídicos de Australia sobre la dotación de recursos, la tecnología legal (legal tech) y los retos que plantea la crisis de la COVID-19.


Sorprendentemente, los equipos jurídicos que han adoptado rápidamente nuevas tecnologías útiles no han sido los que entienden el mercado de la tecnología legal. En cambio, la tecnología legal ha sido más beneficiosa para los equipos jurídicos que tenían claros sus problemas principales antes de evaluar las soluciones tecnológicas.


Para utilizar la tecnología para servir mejor a sus clientes y a su equipo, los abogados internos deben centrarse en los problemas, no en la tecnología.

Los equipos legales in-house llevan más de una década enfrentándose a una tendencia constante y dolorosa de aumento de la carga de trabajo y reducción de los presupuestos. La COVID-19 no ha hecho más que aumentar la presión.

Los abogados con visión de futuro recurren a la tecnología para que les ayude a gestionar esta presión de "más por menos". Una encuesta reciente de Alpha Creates reveló que algo menos del 50% de los equipos jurídicos han adoptado tecnología en los últimos seis meses.

Pero al mismo tiempo, el panorama del Legal tech es más complicado que nunca. En 2017, la inversión global en tecnología legal fue de alrededor de 200 millones de dólares. En 2019, esta cifra se disparó a más de mil millones de dólares. Con todo ese dinero flotando, surgen nuevos proveedores que compiten por la atención de los abogados corporativos.

El desafío para los abogados corporativos es, pues:


¿Cómo puedo navegar por este complejo panorama tecnológico para encontrar e implementar tecnología que beneficie a mi función dentro de la compañía?


Se un experto en problemas, no un experto en tecnología


La buena noticia es que los abogados no necesitan saber mucho sobre legal tech. En cambio, si quiere obtener todas las ventajas de la automatización y la innovación sin la trampa de tiempo de la tecnología, tiene que ser bueno identificando y articulando los problemas.


"Si tuviera una hora para resolver un problema, pasaría 55 minutos pensando en el problema y cinco minutos pensando en las soluciones". - Einstein

Es mucho más fácil elegir la tecnología adecuada cuando se tiene claro qué es lo que impide al departamento legal ofrecer más valor por menos costo.


¿De dónde vienen tus problemas?


Una buena forma de identificar el problema más acuciante de su departamento legal es hacer un balance de todo el ciclo de vida de los problemas o asuntos legales. Por lo general, será algo parecido a esto:


  1. Notificación del problema al cliente

  2. Recoger los hechos

  3. Selección del abogado adecuado

  4. Aplicar el análisis de riesgos

  5. Redactar el contrato/asesoramiento

  6. Negociar/colaborar

  7. Ejecutar/aprobar

  8. Almacenar e informar

  9. Recuperar y analizar


La ineficacia puede surgir en cada punto de este recorrido. Por ejemplo:


  1. El cliente notifica al equipo jurídico en el último momento

  2. Recepción ineficaz e información ineficaz

  3. Triaje manual

  4. Aplicación inconsistente del riesgo a lo largo del tiempo y en toda la empresa

  5. Reelaboración de los mismos consejos/contratos

  6. Problemas de control de versiones que dificultan la negociación/colaboración

  7. Ejecución o aprobación manual lenta y laboriosa

  8. Almacenamiento manual de los contratos, búsqueda o audibilidad limitadas

  9. Datos y análisis mínimos, recuperación manual de los contratos.

No es necesario conocer cada una de las soluciones tecnológicas específicas que podrían resolver estos problemas.


Tu trabajo como asesor corporativo es identificar qué etapa de este camino (ciclo de vida) es el mayor problema para su departamento y, por lo tanto, para el negocio en general.


¿Qué te está impidiendo crear clientes y abogados más felices?


¿Qué es lo que falla, exactamente?


Una vez que haya identificado el mayor problema que obstruye el flujo de trabajo, es necesario tener una delimitación clara del problema para asignarle la solución adecuada. Este es un marco útil para articular los problemas:

  • ¿Qué es lo que está mal?

  • ¿En qué medida?

  • ¿Y qué?

Al evaluar la tecnología legal, el planteamiento del problema podría ser el siguiente:


Nuestro departamento legal dedica demasiado tiempo a revisar los acuerdos de confidencialidad. Revisamos 10 acuerdos de confidencialidad al mes. Cada revisión lleva una media de tres días desde la recepción hasta la ejecución. Esto cuesta X horas de nuestro abogado principal al mes. Como resultado, nuestra abogado principal sólo dedica el 10% de su tiempo a trabajos de alto riesgo y valor, una asignación muy ineficiente de su experiencia.

Además, para gestionar el alto volumen de revisiones de los acuerdos de confidencialidad, debemos subcontratar más trabajo a bufetes de abogados, lo que cuesta a la empresa Z dólares más al año que si ese trabajo se quedara “en casa”.


Ahora, implementen los robots


Armado con un claro planteamiento del problema, ahora estás bien equipado para atravesar el panorama de la tecnología legal.

Acércate a los expertos en el área del problema y, como el gran abogado que te han enseñado a ser, interrógalos sin piedad. Presiona a los proveedores que elijas para que te presenten un caso de negocio, un retorno de la inversión claro, estudios de casos y testimonios.

Lo que debes buscar es un socio tecnológico que te ayude a llevar el departamento legal al siguiente nivel, y puedes permitirte ser exigente.


Conclusión


A medida que la COVID-19 va ajustando los presupuestos y creando más trabajo, los abogados de las empresas buscan aprovechar la tecnología para satisfacer las demandas de sus clientes.

Si quieres navegar por el mar de proveedores de tecnología legal, tendrás que estar armado con una delimitación de problemas que sea clara, concisa y basada en datos.

En el mundo post-COVID-19, los abogados que saben lo que está mal podrán saber lo que está bien.


Glosario:

CMS: Sistema de gestión de contenidos.

DMS: Software de gestión documental.

ISO: Organización Internacional de Normalización.

Este artículo apareció originalmente en Lawyers Weekly's Corporate Counsel Bulletin aquí.


Sam Burrett es director comercial asociado en Plexus, donde asesora a los abogados generales y a los líderes jurídicos para crear funciones jurídicas eficientes, implementar la tecnología y reducir el gasto externo.


Sam también presenta The Leading Lawyer Project, un podcast de entrevistas semanales que explora por qué algunos abogados destacan sobre el resto.


El artículo fue traducido del inglés por The Smart Lawyers con permiso del autor.


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